Martin Svanljung aloitti ensimmäisen kerran interim talousjohtajana vuonna 2009 ja on tehnyt toimeksiantoja ajoittain myös muilla taloudenhallintaan liittyvillä titteleillä. Hän on marinoitunut monessa liemessä auttaessaan yrityksiä muun muassa muutostilanteissa ja erilaisissa projekteissa. Väliin on myös mahtunut yksi palkallinen talousjohtajan pesti, joka oli seuraus toteutetusta interim toimeksiannosta.
Vuokrajohtajalta vaaditaan paljon ja nopeasti ja siksi on tärkeää, että yritys omalta osaltaan auttaa interimiä onnistumaan tehtävässään.

Alla Martin Svanljung jakaa näkemyksiään, mitä yrityksen on hyvä huomioida varautuessaan vastaanottamaan vuokrajohtajan.

Kirkas tehtävänkuvaus takaa hyvän lopputuloksen

”Kirjallinen tehtävänkuvaus on luonnollisesti toiveeni ennen kuin aloitan interimpestin. Jos kuvaus ei ole kirjallinen, on kuitenkin melko seikkaperäisesti käytävä läpi mitä on tavoitteena saada aikaan. Sparraus tulevista tehtävistä ja haasteista yritysjohdon kanssa myös selkeyttää tehtävän määrittelyä.”

Henkilökunnan tuki varmistetaan tiedottamalla ajoissa

”Interimtoiminta on huomattavasti tehokkaampaa, kun vuokrajohtajan rooli ja tehtävä on ajoissa informoitu henkilökunnalle. Näin taataan myös, että interim saa tarvitsemansa tiedot mahdollisimman kitkattomasti.

Tehtävien aikataulutus auttaa priorisoimaan

”Tehtävien aikatauluttaminen auttaa ymmärtämään miten paljon aikaa eri asioille todellisuudessa on. Tosin saattaa käydä niinkin, että tilanteiden muuttuessa jotkut asiat jäävät tekemättä ja priorisoinnit muuttuvat aikatauluista huolimatta.”

Hyvin määritellyt roolit vähentävät virheitä ja kysymyksiä

”Joskus vuokrajohtaja tulee hoitamaan positiota, jota kukaan ei ole hoitanut vähään aikaan. Positioon saattaa liittyä tehtäviä, joiden hoitaminen on jouduttu jakamaan eri henkilöille yrityksessä. Mikäli uudessa tilanteessa ei selkeästi määritellä mitkä tehtävät kuuluvat kenelle, sekaannusten vaara on ilmeinen.”

Selkeät valtuudet säästävät sekaannuksilta

”Johdon on hyvä tiedostaa, että interim-talousjohtajan rooliin
sisältyy automaattisesti valtuuksia päättää tietyistä asioista, jotka edistävät interim – tehtävien toteutusta. Sen lisäksi on hyvä määritellä muut vuokrajohtajan valtuudet, kuten esimerkiksi millaisia hankintoja hän voi tehdä, mihin tarvitaan johdon kuittaukset jne.”

Työkalujen on toimittava ensimmäisestä päivästä lähtien

”Toimiva tietokone on yleensä jo jokaisessa yrityksessä valmiina vuokrajohtajaa vastassa. Mutta ajoittain yritykset unohtavat, että kaikkien tarvittavien järjestelmien käyttäjätunnusten on myös toimittava niin kuin myös erilaiset yhteystyökalut. Kulkuluvat ja istumapaikat ovat myös niitä perusasioita, jotka on hyvä varmistaa ennen vuokrajohtajan saapumista työpaikalle. Kallista aikaa ei kannata hukata tällaiseen haparointiin.”

Alussa konkreettiset tehtävät auttavat ripeästi vauhtiin

”Vaikka tehtävänanto saattaa kokonaisuudessaan olla erittäinkin strateginen, konkreettiset tehtävät toimeksiannon alussa auttavat vuokrajohtajaa pääsemään vauhtiin. Paneutumalla asioihin ja ”kaivamalla” tietoa, oppii nopeasti yrityksen toimintatavat ja pystyy välittömästi auttamaan yritystä. Mitään useita viikkoja kestävää perehdytysohjelmaa ei todellakaan tarvita.”

Vuokrapestin loppumiseen kannattaa varautua ajoissa

”Vuokrajohtajuus on väliaikainen ratkaisu ja yritysjohdon on mietittävä miten tehtävät hoidetaan suhteen loputtua. Joskus saattaa olla hyvä ratkaisu, että vuokrajohtaja toimii yrityksessä uuden rekrytoidun johtajan kanssa samanaikaisesti esimerkiksi muutaman viikon ajan. Päällekkäisyydestä on sujuvan yritystoiminnan kannalta hyötyä, mutta siihenkin on varauduttava ajoissa, koska vuokrajohtaja on saattanut lupautua jo seuraavaan pestiin alkuperäisen aikataulun mukaisesti.”