”Kun tehtävänä on toimittaa lääkkeitä apteekkeihin terveydenhuollon ulottuville, on pystyttävä toimimaan luotettavasti, tehokkaasti ja nopeasti. Meidän logistiikkavastaavamme siirtyessä toisiin tehtäviin, halusimme nopeasti löytää korvaavan henkilön johtamaan toimintaamme. Kokenut väliaikainen vuokrajohtaja oli siihen tilanteeseen optimaalinen vaihtoehto.”

Näin toteaa Chief Supply Chain Officer ja johtoryhmän jäsen Petri Boman tilanteesta joulukuussa 2022, kun Oriolan logistiikkajohtajan tehtävään tarvittiin nopealla aikataululla uusi henkilö. Vaikka perinteinen rekrytointiprosessi käynnistettiin heti, sen tiedettiin kestävän noin 4-6 kuukautta.

”Haimme henkilöä, jolla olisi laaja kokemus nopeatempoisesta jakelukeskuksen toiminnan johtamisesta. Näitä ihmisiä ei montaa ole Suomessa. Oikean henkilön löytäminen nopeasti oli erityisen vaativaa, koska Suomi valmistautui loman ja joulun viettoon”, jatkaa Boman.

”Tutustuimme muutamaan vuokrajohtajia tarjoavaan yritykseen ja päätimme pyytää tarjouksen Nordic Interimiltä. Päätös osoittautui oikeaksi, koska haastavasta aikataulusta huolimatta Nordic Interim tarjosi joulun ja uuden vuoden väliviikolla 4 vaihtoehtoista kandidaattia.”

Vuokrajohtajan tehtävänä toimitusvarmuuden ylläpitäminen ja toiminnan kehittäminen

Kriittistä tehtävää hoitamaan seuloutui Jari Vainio, joka oli toiminut logistiikkatehtävissä monta kymmentä vuotta niin kotimaassa kuin ulkomailla. Ennen Oriolan toimeksiantoa hän oli tehnyt töitä muun muassa DHL:ssä, Eurosport Finlandilla, Matkahuollolla ja Containerships-yhtiössä.

”Minulle on erittäin selvää yrityksen toimitusvarmuuden kriittiset pisteet ja mihin kannatta keskittyä. Päätehtäväni logistiikkajohtajana oli ylläpitää lääketoimitusten toimitusvarmuutta, mutta sen ohella minun toivottiin myös tehostavan toimintaa. Siihen ei pelkkä supply chain -osaaminen riitä, vaan on myös ymmärrettävä, miten organisaatiota johdetaan ja parhaiten hyödynnetään.”  

”Toiminnan tehostaminen on aina muutosjohtamista.”

Muutoksen esteenä on usein roolien epäselvyys. Kun roolit ja vastuualueet ovat selkeät, ihmisten työ on suoraviivaisempaa ja he pystyvät helpommin sitoutumaan muutoksiin.

”Kävin keskusteluja yli 30 ihmisen kanssa muodostaakseni kokonaiskuvan tilanteesta. Tilannekuvan perusteella pystyimme yhdessä organisaation kanssa kehittämään toimintaa, siellä missä oli tarve. Pyrimme ottamaan ihmiset mukaan tekemiseen luomalla organisaatioon keskustelevamman ilmapiirin ja lisäsimme yhteistyötä eri osastojen välillä. Lopputuloksena motivaatio ja tekemisen meininki nousi.

Tämän lisäksi tarkensimme raportointiprosesseja, jolloin pystyimme aikaisempaa helpommin löytämään mahdolliset kehitystarpeet ja tekemään korjaustoimenpiteitä nopeammin.”

Vuokrajohtajuus muuttui vakituiseksi työpaikaksi

Henkilöstön silmissä Jari oli yksi työntekijä muiden joukossa, eikä Jarin väliaikainen toimeksianto vaikuttanut mitenkään muiden työntekijöiden tekemisiin tai asenteisiin. Henkilöstö jopa toivoi, että Jari hakisi logistiikkajohtajan paikkaa rekrytointiprosessissa. Niin hän sitten tekikin ja hänet valittiin Head of Logistics -tehtävään toukokuun alusta, kertoo Boman.

”Riippumatta haetaanko henkilöä vakituiseen vai väliaikaiseen tehtävään, substanssiosaamisen lisäksi hänen on myös henkilönä sovittava organisaation kulttuuriin. Jari vastasi molempiin vaatimuksiin ja sen lisäksi hänen innostuksensa tehtävää kohtaan erotti hänet joukosta”, summaa Boman.