Tuhansissa kotitoimistoissa yritetään nyt yhdistää työnteko ja perhe-elämä niin, että työteho kärsisi mahdollisimman vähän.

Yrityksen johdon on koronaepidemian pakottamana löydettävä tapoja johtaa kotoa käsin työskenteleviä ihmisiä. Vaikka tilanne on yhteiskunnassa haastava, se tarjoaa yrityksille myös paljon uusia mahdollisuuksia, kun uutta tekniikkaa otetaan nopeasti organisaatioiden käyttöön. Hyvän johtamisen periaatteet ovat samat kuin aikaisemmin, mutta johtamiseen tulee uusia ulottuvuuksia.

Nyt on tärkeää hyödyntää tilanne parhaalla mahdollisella tavalla ja siksi olemme tähän artikkeliin koonneet 7 asiaa, jotka ovat hyvä huomioida, kun tehokkaasti haluat johtaa etätyöskentelevää organisaatiotasi.

1. Ole rauhallinen ja systemaattinen, äläkä unohda osoittaa empatiaa

Kun kriisitilanteen johtajina toimimme rauhallisesti ja systemaattisesti, työntekijöiden kokema turvallisuus ei horju. Meidän on hyvä muistaa, että monet sosiaaliseen ympäristöön tottuneet työntekijät istuvat nyt yksin tekemässä töitä kodeissaan ja epävarma tulevaisuus saattaa heissä herättää pelon tunteita.

Kun viestitämme organisaatiolle, on tarkkaan mietittävä MITÄ haluamme sanoa.

Mutta aivan yhtä tärkeätä on huomioida MITEN me viestitämme asioista. Osoittamalla tunteita saatamme tukea organisaatiomme ihmisiä odottamattoman paljon ja auttaa heitä suoriutumaan tehokkaasti työtehtävistään vaikeassa tilanteessa. Ihmiset reagoivat kriisitilanteissa eri tavalla, ja johtajina meidän on huomioitava kaikki.

On vaikea välittää tunteita kirjoitetun sanan kautta, joten ehkä sinun pitäisi kirjoittaa vähemmän sähköposteja ja käyttää entistä enemmän puhelinta ja virtuaalityökaluja.

2. Viestitä usein

Koronakriisi vaikuttaa kaikkien elämään. Tiedotusvälineet raportoivat päivittäin ristiriitaisista ennusteista, jotka kaikki näennäisesti perustuvat tosiasioihin. Siitä huolimatta sinä, johtoryhmä ja hallitus olette vastuussa tilanteestasi yrityksessäsi. Tarjoa työntekijöillesi säännöllisesti selkeää tietoa siitä, mitä on tapahtunut, mitä tapahtuu nyt ja miltä tulevaisuus näyttää yrityksen näkökulmasta.

Ehkä virtuaalikanavan avaaminen, esim. Teamsissä, olisi hyvä idea. Kanavassa voit vaikkapa perjantaisin vastata kysymyksiin ja käydä keskusteluja kaikkien halukkaiden kanssa.

Päivittäiset virtuaalitapaamiset tukevat myös alaisuudessasi työskenteleviä esimiehiä ja auttavat heitä luomaan omille alaisilleen turvallisen olon.

3. Varmista, että kaikilla on tarvittavat työ- ja viestintävälineet

Niille ihmisille, jotka eivät ole tottuneita työskentelemään pidempiä jaksoja kotona, työvälineiden toimivuus ei ole itsestään selvyys. Varmista, että kaikilla on pääsy tärkeisiin työasiakirjoihin ja että jokaisella on tarvittavat toimivat tietotekniset laitteet, joita he osaavat käyttää tehokkaasti. Testaa mikrofoni ja verkkokamera ennen tärkeitä online-asiakaskokouksia. Onko kannettavan tietokoneen näyttö liian pieni tiettyjen työtehtävien tekemiseen? Pitäisikö niille, jotka työskentelevät useiden asiakirjojen kanssa samanaikaisesti, hankkia 2 näyttöä? Monet joutuvat jakamaan kotitoimistonsa lasten, puolison tai koiran kanssa. Melua vaimentavat kuulokkeet saattaisivat olla hyödylliset ja nostattaisivat myös tuottavuutta.

4. Luo virtuaalinen tapaamispaikka

Olemme sosiaalisia olentoja. Tarvitsemme taukoja työstä. Tarvitsemme myös tilan, jossa voimme jakaa turhautumisemme tai iloita yhdessä muiden kanssa. Ennen koronaepidemiaa se oli lounas- tai kahvitauko. Nyt sellainen voidaan luoda virtuaalisesti. Koska aikaa ei kulu työpaikalle matkustamiseen, rento 15 minuutin virtuaalitapaaminen on hyvä tapa aloittaa päivän työt vaikkapa Zoomin kautta. Ole helposti lähestyttävä, kerro hauska tarina ja tarjoa inhimillistä lämpöä näinä epävarmuuden aikoina.

Vuoropuhelua voi myös jatkaa pitkin päivää kirjallisissa foorumeissa kuten Yammer, Slack tai suljetuissa Facebook-ryhmissä. Lounasta Skypen välityksellä kollegasi kanssa. Spontaaneissa tapaamisissa kahvikoneen äärellä syntyy usein uusia ajatuksia. Nyt tapaamiset voidaan korvata chat-toiminnolla.

5. Luo virtuaalikokouksiin pelisäännöt

Videoneuvotteluita tarvitaan usein, kun työskennellään etänä. Kokousmuotona se on vaativampi kuin fyysinen kokous, joten aseta selkeät pelisäännöt. Mikäli verkkoyhteyksesi kestää, kytke kamera päälle, jotta näkisit muut osanottajat. Mykistä mikrofoni, kun et puhu tai kun koira haukkuu taustalla. Osanottajien on pyrittävät puhumaan yksi kerrallaan ja mikäli joku haluaa keskeyttää, hänen on hyvä käyttää chat-toimintoa. Pitkiä monologeja on vältettävä. Teamsissä on ominaisuus, jonka avulla voit sumentaa taustasi, mikäli haluat piilottaa sotkun tai taustalla liikkuvat ihmiset. Mikäli kuva lakkaa liikkumasta, sulje videotoiminto; osallistujat kuulevat kuitenkin äänesi.  

6. Viestitä työntekijöille myös henkilökohtaisesti

Alaisesi arvostavat pomolta saatua odottamatonta tekstiviestiä, jossa muutamalla sanalla kiität heitä, jaat hyvän videon tai kerrot lukemastasi kiinnostavasta artikkelista. Pienet huolehtimisesta kertovat eleet, tuovat paljon iloa eristyksissä työskenteleville työntekijöille. Älä kuitenkaan tee sitä liian usein.

7. Helpota ennustettavuutta arjessa

Ennustettavuus luo turvallisuutta, ja sitä tarvitaan kriisin aikana. Työstä suunnitelmaa, jonka tavoitteena on kriisin jälkeen palata normaaliin toimintaan mahdollisimman nopeasti. Ole valmis muuttamaan sitä lyhyelläkin varoitusajalla.

Aikatauluta kaikki virtuaaliset yhteiskokoukset ja 1:1 tapaamiset. Määrittele ja jaa tehtäviä jatkuvasti, järjestä säännöllisiä follow-up puheluita ja pyri mahdollisuuksien mukaan vähentämään työntekijöiden ad-hoc toimintaa.

Ja viimeiseksi: ole kärsivällinen.
Tämä kriisi saattaa kestää odotettua pidempään.

Photo by Catherine Heath on Unsplash

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Käytämme evästeitä tarjoamamme sisällön ja mainosten räätälöimiseen, sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen ja kävijämäärämme analysoimiseen. Lisäksi jaamme sosiaalisen median, mainosalan ja analytiikka-alan kumppaneillemme tietoja siitä, miten käytät sivustoamme. Kumppanimme voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tai joita on kerätty, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan. Lue evästetekstimme täältä.

Manage your cookie-settings

Necessary cookies

Necessary cookies are cookies that need to be placed for fundamental functions on the website to work. Fundamental functions are for instance cookies that are needed for you to use menus and navigate the website.

Statistical cookies

To know how you interact with the website we place cookies to collect statistics. These cookies anonymize personal data.